Digitalis

GESTION DE DOCUMENTAIRE

Simplifiez votre organisation et gagnez du temps grâce à la dématérialisation

Avec la gestion électronique des documents (GED), vous pouvez archiver, rechercher, consulter et diffuser les données de votre entreprise en seulement quelques clics !

NOS DOMAINES D’EXPERTISE

Pour bénéficier d’un projet documentaires sur-mesure, commencez par un audit

Vous souhaitez mettre en place une gestion de vos documents mais vous ne savez pas comment démarrer ce projet ? Digitalis SN a créé une cellule dédiée à l’audit documentaire. Après avoir étudié et analysé vos flux et vos processus documentaires, nos experts définissent l’organisation optimale et les solutions de dématérialisation et de gestion adaptées à votre entreprise et à vos besoins. Avec Digitalis SN, vous pouvez sereinement envisager votre transformation digitale.

Les étapes d’un audit flux et processus documentaires

  • Entretiens avec vos services

  • Elaboration de la carte de vos processus documentaires

  • Définition du cahier des charges de votre projet de dématérialisation et de gestion des documents

  • Préconisation et accompagnement à la mise en place

Pour intégrer vos documents papier à votre outil de gestion électronique des documents, vous devez préalablement les numériser à l’aide de matériels adaptés tels que scanner, photocopieur multifonction, smartphone, etc. Forts de 30 ans d’expérience en la matière, Digitalis SN peut vous conseiller les équipements les plus adaptés à vos besoins et vous orienter vers des solutions de scan avancé afin de pré intégrer vos documents et de les classer automatiquement au bon endroit !

La dématérialisation de vos documents va nécessiter la modification ou la création de documents : pour cela, nous pouvons vous proposer des solutions de composition du document qui vous feront gagner du temps. En quelques minutes, vous pouvez en effet mélanger les différentes sources de document ou modifiez directement un PDF pour obtenir une impression homogène avec toutes les finitions imaginables.

Un workflow rassemble l'ensemble des tâches qui composent un processus. Autrement dit toutes les étapes du processus.

Le workflow est la base de l’automatisation des processus documentaires. Concrètement, lorsque vos documents papier ou numériques intègrent la solution de GED, leur traitement est automatisé, tel que le rangement dans votre arborescence de dossiers (classement automatique), la distribution au bon destinataire, l’envoi au bon client, la prise en compte d’une commande et le déclenchement de sa préparation, etc.

La Gestion Électronique des Documents permet l’optimisation de la gestion globale du document par l’automatisation des processus documentaires tels que la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise. Ces processus regroupent des tâches comme la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.

La Gestion Electronique de Documents facilite la gestion de vos flux de documents et peut vous faire économiser jusqu’à 50% de vos coûts de traitement.